Dit is de privacyverklaring van Aikidojo Amsterdam gevestigd te Amsterdam.
Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in dit statement voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Wij verwerken de persoonsgegevens die zijn doorgegeven via de inschrijfformulieren welke aan ons zijn verstrekt bij inschrijving bij van Aikidojo Amsterdam.
Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
- Voor- en achternaam
- Geboortedatum
- Adres
- Postcode en Plaats
- (Mobiel)Telefoonnummer
- E-mailadres
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Voor het lidmaatschap bij Aikidojo Amsterdam zijn geen bijzondere persoonsgegevens benodigd. Echter voor de docenten is dit wel gewenst, het betreft daarbij medische indicaties die het lerarenteam moet weten in noodsituaties. Deze informatie wordt echter niet vastgelegd of bewaard.
Met welk doel en op basis van welke grondslag gebruiken wij de persoonsgegevens
Wij verwerken de persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- De leden te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is voor de financiële administratie (Bijv. verzoeken Contributie of lesgeld)
- NAW gegevens zijn van toepassing indien een van de leden naar huis gebracht moet worden bij een calamiteit
- Geboortedatum en postcode zijn benodigd voor aanmelding bij de overkoepelende aikido organisaties
- De leden te informeren over door de vereniging georganiseerde evenementen, lestijden, stages en andere evenementen en zaken
- De leden te kunnen informeren aangaande ledenvergaderingen
- Versturen van informatie aangaande veranderingen in de vereniging die van belang zijn met de leden te delen
- Leden te kunnen informeren via whatsapp aangaande onverwachte wijzigingen in de lessen of afzeggen van een les door leden zelf
Hoe gaan wij om met de persoonsgegevens
Aikidojo Amsterdam
Dick Willems van Aikidojo Amsterdam voert de benodigde gegevens in ons ledenadministratie-systeem in. De financiele administratie wordt gedaan via een document dat wordt vastgelegd op een met sterk wachtwoord beveiligde Google Drive. Daarnaast wordt op vrijwillige basis het telefoonnummer toegevoegd aan onze WhatsApp-groep. Deze wordt gebruikt om veranderingen in les-schema’s, evenementen, ledenvergaderingen et cetera aan te kondigen. Dit betekent dat het telefoonnummer en naam op de mobiele telefoon staat van de dojo houder en alle overige leden van deze groep.
Als een lidmaatschap wordt beëindigd dan zullen de persoonsgegevens volgens onderstaande bewaartermijnen worden bewaard of vernietigd.
Hoe lang bewaren we persoonsgegevens
Wij bewaren de persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn geregistreerd. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
| Persoonsgegeven | Bewaartermijn | Reden |
| Voor- en achternaam | 7 jaar | Is onderdeel van de financiële administratie waarvoor een wettelijke bewaartermijn is gesteld van 7 jaar. |
| Geboortedatum | Max 1 jaar | Wordt einde jaar gebruikt voor opgave aan en verwerken opzegging bij de overkoepelende aikido organisaties |
| Adres | Verwijderd bij opzeggen lidmaatschap | Niet meer benodigd |
| Postcode en Plaats | Max 1 jaar | Wordt einde jaar gebruikt voor opgave aan en verwerken opzegging bij de overkoepelende aikido organisaties |
| (Mobiel)Telefoonnummer | Verwijderd bij opzeggen lidmaatschap | Niet meer benodigd |
| E-mailadres | Verwijderd bij opzeggen lidmaatschap | Niet meer benodigd |
| Inschrijfformulieren | Verwijderd bij opzeggen lidmaatschap | Niet meer benodigd |
| Beeldmateriaal | Blijft bewaard | Alleen voor Aikidojo promotie |
Delen van persoonsgegevens met derden
Wij zullen nooit gegevens verkopen aan derden en zullen deze uitsluitend verstrekken aan de overkoepelende aikido organisaties waar alle leden worden geregistreerd. Met de organisaties die deze gegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Wij gebruiken geen cookies of vergelijkbare technieken.
Publiceren van beeldmateriaal
Aikidojo Amsterdam maakt tijdens lessen en stages foto’s en filmpjes. Dit beeldmateriaal wordt op de website of via de facebookpagina van Aikidojo Amsterdam gepubliceerd.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen (Recht van vergetelheid)
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Aikidojo Amsterdam en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens waarover wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.
Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar dick@dickwillems.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.
Wij willen je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als het idee bestaat dat de gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met ons door middel van het versturen van een mail naar dick@dickwillems.nl
Onderstaande maatregelen zijn getroffen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beveiligen:
Aikidojo Amsterdam:
- Alle ons bekende gegevens staan enkel en allen in ons met een sterk wachtwoord beveiligde ledenadministratie-systeem
- Bestanden ten behoeve van onze financiele administratie worden bewaard op een met een sterk wachtwoord beveiligde Google drive.
Meldplicht datalekken
Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat organisaties direct een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra zij een ernstig datalek hebben.
Wijziging van het privacy beleid
Het privacy beleid wordt van tijd tot tijd aangepast om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. Wij raden u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zult u per e-mail worden geïnformeerd.